給追求高效工作的您：懂得歸納團隊目標陣行持續前進

圖片來源：FIFA WORLD CUP粉絲團

試問自己在工作上您自己、或您待的團隊、甚至您領導的團隊常常有以下狀況：

• 覺得事情又多又雜，無法決定哪件事情該先完成
• 覺得高層主管老是空穴來風，常常拍板分配一堆芝麻蒜皮卻又一定得做的工作
• 覺得客戶永遠有找不完的碴，三不五時就要來打斷既有工作規畫與進展
• 覺得團隊成員無法跟上自己的腳步，千叮嚀萬交代還做不好事情
• 明明團隊用了著名的敏捷框架，也執行每日站立會議、每週review會議，但事情永遠像是炸了鍋處理不完

如果有以上症頭，代表團隊已經出現工作量與產能入不敷出的狀況，不管如何，以下提供個人、團隊運行兩種建議。

【給團隊】

• 首先我們要有一個認知，工作量已經無法讓團隊消化，那身為主管的您，是否有辦法把不重要但卻要花時間的瑣事給減量甚至直接幹掉。舉例來說，每日站立會議是否能避免流於形式的流水帳工作報告，把落落長的每日30分站立會議縮為5分鐘的有效溝通會議。舉例來說，弊司在2019年全公司導入SCRUM作為敏捷開發的框架前，個人早在2013年領導團隊時就已經率先運行，因為有著多年一線開發經驗，我知道怎樣的溝通細節會是團隊所需，加上每天都在站，所有團隊成員的進度早已聊若指掌，所以常常在專案一忙起來，我就會直接不讓團隊成員一一報告，取而代之是我用幾句話直接總結，然後散會。
• 或是有些例行性報告，乾脆省略讓團隊專心在客戶或長期目標需要的產出即可。
• 身為主管(或是PM)要非常清楚專案短、中、長期分別要完成的目標有哪些，千萬不要連自己在哪邊都不知道，然後接近Deadline時都還沒把進度分配給成員去執行。
• 如果主管忙不過來，請適時的授權；好的授權不僅可以加速產出，提升團隊成員成長，而不是嘴上說一套要培養優秀接班人，但卻連放手都做不到。
• 溝通效率：當面 > 電話 or 遠端語音 > 訊息 > 郵件 >>>>> 糾結於團隊內部討論，卻不實際找業主、第三方討論確認。
• 只參加跟團隊有關的會議，請把時間用在領導團隊而非到處開會。

【給個人】

• 雖然最近很流行Quiet quitting一詞，但其實學會有效率的工作才是達成此心流狀態的最佳實踐。
• 對於有升任主管企圖的同仁，學會向上管理、適時向主管反應你想擔更多的責任。不過世間本來就無法事事順心隨意，常常你很努力工作、也能高效並超越期待的完成目標，但主管還是無法放手... ...如果是這樣沒必要讓自己委屈，講到這應該就懂了吧。
• 只參加跟自己有關的會議。

【Best Practice】

• 找一個頭腦最清醒的時間，依個人經驗是早晨，所以個人非常、超級、無敵討厭早上就要浪費時間開會。
• 不要一到公司就馬上收信、什麼都不想開始工作，請先保持清醒的把事情全盤統籌review，快速排出優先順序，規劃出來，畫出一張心中對於團隊的短、中、長期的目標陣行。
• 有了目標陣行後，不管此時再來什麼樣雜七雜八的瑣事基本上也無所畏懼，依著目標陣行讓團隊持續前進即可。